Rutin för rensning av medlemsregister

Har er förening en rutin för när ni årligen rensar i ert medlemsregister? Om inte är det läge att införa det.

Alla föreningar anslutna till SBF och Riksidrottsförbundet ska ha ett uppdaterat medlemsregister. Det är ett av medlemskraven. SBF har som medlemskrav att ni har ert medlemsregister i IdrottOnline. Detta för att vi ska kunna kontrollera vilka som är medlemmar, täcks av olycksfallsförsäkringen samt har giltig tävlingslicens.

Det är viktigt att ni löpande lägger in alla era medlemmar i medlemsregistret och tilldelar dem rollen Utövare/Spelare samt en aktivitetsledarroll om personen även är ledare. Det är också mycket viktigt att ni regelbundet rensar i era medlemsregister. Det är er skyldighet. Personer som inte längre är medlemmar i föreningen ska inte finnas registrerade.

Hur ni tar bort medlemmar ur medlemsregistret i IdrottOnline kan ni läsa här >>>

IdrottOnline blir Idrottsarenan

Under 2026 kommer IdrottOnline att ersättas av Idrottsarenan. Idrottsarenan bygger på samma databas, vilket innebär att ert medlemsregister kommer att följa med. De medlemmar som förs över är de som är inlagda med fullständigt personnummer och är markerade med vilket juridiskt kön som personen har. Gå igenom ert medlemsregister nu inför flytten så att ni får med de som är medlemmar i er förening.

Checklista rensningsrutin

RF har tagit fram en checklista för föreningar att skapa en rutin kring att regelbundet rensa ert medlemsregister.

Checklista

• Vilka är era medlemmar? Det bör framgå av föreningens stadgar hur länge en person är medlemmar och därmed när de kan/ska rensas bort.
• När passar det föreningen att göra årets rensning? Exempel; RF läser av register 31/12 som underlag för sin statistik då bör det inte vara tomt. En god idé kan vara att ha uppdaterat registret inför årsmötet.
• Vilka uppgifter behöver föreningen om sina medlemmar och varför? Var försiktiga att ta in känsliga uppgifter. Det är viktigt att uppgiftsminimera.
• Personer med skyddade personuppgifter – ska hanteras i ett manuellt register som ni inte har digitalt. Kom ihåg att rensa även bland dessa uppgifter (samtidigt som rensning i ert vanliga medlemsregister).
• Uppdatera roller och behörigheter så att rätt personer har åtkomst. Tänk på att även ta bort på roller/behörigheter för de som inte längre har uppdrag.
• Vid behov: Ta ut medlemslistan för föregående år innan ni påbörjar rensning inför nuvarande år. Undersök med er kommun om de kräver medlemslista per år. Kommuner kan begära att kunna se medlemmar per år ett antal år tillbaka - spara i så fall en lista med endast de uppgifter som krävs och radera löpande.

Tänk på att rensa personuppgifter och roller i alla system och register som föreningen använder, t.ex. bokföringssystem, sociala medier, etc.

Hur länge är någon medlem i föreningen?

Vad som gäller för medlemskap i en förening regleras i föreningens stadgar. Har en förening inte reglerat vad som gäller för medlemskap ger Riksidrottsförbundets (RF) stadgemall för idrottsföreningar vägledning. (8 kap. 6 § RF:s stadgar innehåller även vissa skydd för enskilda medlemmar som måste följas av idrottsföreningen.)

En person är medlem i en förening tills vidare. När en person har betalt medlemsavgiften är den medlem i föreningen tills:

• medlemmen själv begär utträde.
• medlemmen utesluts.
• föreningen beslutar om medlemskapets upphörande med anledning av att medlemmen inte betalat medlemsavgift under två på varandra följande år.

Det är viktigt att känna till att en förening får besluta om att medlemskapet upphör när en medlem låter bli att betala medlemsavgift. Men först måste föreningen kontrollera om man har något annat tidsintervall än de två år som rekommenderas i RF:s stadgemall. Har föreningen beslutat om ett annat tidsintervall ska detta gälla. Har föreningen inget reglerat tidsintervall kan ni utgå från skrivningen i RF:s stadgemall.

Det är viktigt att föreningar använder sig av denna möjlighet för att hålla sitt medlemsregister aktuellt. Har en medlem inte betalt medlemsavgiften under två på varandra följande år får det anses att den inte längre vill vara medlem i föreningen. Det är då inte längre rimligt att fortsätta hantera personen som medlem och behålla medlemmens personuppgifter.

När någons medlemskap upphört på grund av att den inte har betalt sin medlemsavgift ska föreningen meddela personen om att medlemskapet upphört.

Varför ha ett uppdaterat register?

Att ha ett välskött medlemsregister med ordning och reda i är en avgörande tillgång för en idrottsförening – inte bara för administrationens skull, utan också för gemenskap, trygghet, trovärdighet och verksamhetsutveckling.

Ökad trygghet, säkerhet och GDPR-efterlevnad

• Genom att rensa inaktiva uppgifter och uppdatera informationen skyddar föreningen medlemmarnas personuppgifter enligt GDPR.
• Att hålla ett register uppdaterat och korrekt är en del av att följa dataskyddsförordningen liksom att uppgiftsminimera. Något som stärker föreningens trovärdighet och minskar risken för lagbrott.
• Det är inte ok att ha kvar uppgifter på personer som inte längre är medlemmar.
• I händelse av olycka eller kris är det viktigt att snabbt kunna kontakta medlemmars anhöriga och veta vilka som är närvarande.

Ni kan läsa mer om rensning av föreningens medlemsregister på RFs hemsida Länk till annan webbplats.