Förberedelse inför Idrottsarenan som ersätter IdrottOnline

Idrottsarenan för förening är en del av idrottsrörelsens nya verksamhetssystem och ersätter IdrottOnline i november 2026. Det finns några saker ni som förening behöver göra inför bytet till nytt system.

Fram till den 9 november fortsätter ni att administrera er verksamhet i IdrottOnline. Den 10 november stängs IdrottOnline ner för gott och Idrottsarenan pausas fram till lansering den 23 november. Under denna period sker en migrering av all data från IdrottOnline till Idrottsarenan samt tester av systemets funktioner. Den 23 november lanseras Idrottsarenan.

Idrottsarenan kommer att bygga på samma databas som IdrottOnline. Det innebär att era registrerade uppgifter om föreningen och era medlemmar kommer att följa med. Det finns dock några saker ni behöver göra innan IdrottOnline stängs ner den 10 november:

• Uppdatera och rensa era medlemsregister
• Uppdatera föreningens kontaktuppgifter
• Uppdatera nyckelroller i föreningen
• Vid behov uppdatera SBFs tillgång till ert medlemsregister

Vi har sammanställt information om dessa fyra punkter på hemsidan under Förening -> IdrottOnline Länk till annan webbplats.. Där hittar ni information om vad ni ska göra och hur ni gör det.

Att göra

Nedan finner ni en sammanfattad information om vad ni ska göra.

1. Uppdatera och rensa era medlemsregister

Ni som förening har en skyldighet att hålla ert medlemsregister uppdaterat. Det innebär att ni löpande ska lägga in nya medlemmar samt ta bort personer som inte längre är medlemmar hos er.

De medlemmar som är registrerade med fullständigt personnummer, är markerade med personens juridiska kön och har tilldelats en roll (spelare eller ledare), kommer att följa med i överflyttningen till Idrottsarenan.

Medlemmar med ofullständiga uppgifter kommer att rensas bort och inte flyttas över. Personer som är markerade som utländska personer och saknar svenskt personnummer kommer däremot att flyttas med. I Idrottsarenan kommer ni sedan att ha möjlighet att lägga in samordningsnummer för dessa personer. Det är en funktion som inte finns i IdrottOnline idag.

Roller i Idrottsarenan

Alla personer som finns registrerade i en förening ska tilldelas minst en roll i Idrottsarenan.

En person kan ha en eller flera roller. En roll ger inga behörigheter, utan beskriver personens ansvar, uppdrag eller funktion i föreningen.

Rollerna används bland annat för att:

• tydliggöra ansvar och funktioner
• hitta rätt kontaktperson
• ta fram relevant statistik

Grundroller

Alla personer i föreningens personregister ska ha minst en grundroll:

• Spelare – medlem – person som är medlem i föreningen och spelar regelbundet. Detta är den vanligaste rollen.
• Prova på – person som ännu inte är medlem, men deltar i verksamheten för att prova på.
• Uppdrag i förening – person som har ett uppdrag i föreningen, men som inte är medlem eller har rollen Prova på. Exempelvis en anställd eller konsult.
• Övriga – används för stödmedlemmar eller vårdnadshavare till en medlem eller en person som provar på. Rollen tilldelas via barnets personkort.

Ytterligare roller

Utöver grundrollen kan en person ha en eller flera roller som beskriver personens funktion i föreningen:

• Aktivitetsledare – person som leder en aktivitet i föreningens regi.
• Funktionär – person som har en funktionärsroll i föreningen.
• Organisationsledare – person som har ett ledande eller administrativt uppdrag i föreningen.
• Utövare – person som deltar i en aktivitet i föreningens regi.
• Annan roll – används när ingen annan roll passar.

Rollkategorier

Alla ytterligare roller är kopplade till någon av följande fem kategorier:

1. Aktivitetsledare
2. Funktionär
3. Organisationsledare
4. Utövare
5. Övrig

Sammanfattat: Alla personer i en förening ska ha minst en roll. Grundrollen beskriver personens relation till föreningen, medan ytterligare roller beskriver personens uppdrag eller funktion. Roller styr inte behörigheter i Idrottsarenan.

2. uppdatera föreningens kontaktuppgifter så att de är korrekta
   Se till att ha uppdaterade kontaktuppgifter till föreningen. Det är de här uppgifterna vi (och RF SISU) använder för att kontakta föreningen. Det är därför viktigt att ni har uppdaterade kontaktuppgifter. Ni uppdaterar under Föreningsinfo.
   Vi rekommenderar att ni skaffar en epost specifikt för föreningen, t ex bkbollen@gmail.com. Denna kan ni sedan ha vidarebefordrad till den i föreningen som har ansvar för er administration. Att ha en epost specifikt för föreningen gör att ni inte behöver använda personer i styrelsens privata e-postadresser.

3. uppdatera nyckelroller (som t.ex. ordförande, kassör, utbildningsansvarig etc)
   I Idrottsarenan kommer det att finnas ett antal nyckelroller i varje organisation. Nyckelrollerna blir synliga i Idrottsarenan Förbund (den del av Idrottsarenan som specialidrottsförbunden såsom biljardförbundet och RF SISU distrikten har tillgång till). På varje nyckelroll, exempelvis föreningens ordförande, finns personens epost. Om ni inom föreningen inte har egna e-postadresser utan använder er av era privata adresser eller jobbadresser behöver ni diskutera om det är en epost som personen vill använda i sin roll inom föreningen.
   
   Nyckelroller för föreningar är: Ordförande, Kassör, Kontakt dataskydd, Ekonomiska stöd-ansvarig (Idrottsmedel firmatecknare*), Utbildningsansvarig (Utbildningsansvarig förening*), LOK stödsansvarig (LOK-stödsansvarig firmatecknare) och Idrottsansvarig.
   
   * Namn på rollen i IdrottOnline

4. vid behov uppdatera SBFs tillgång till ert medlemsregister
   SBF har som krav att ni ska ha gett oss tillgång till att se ert medlemsregister. Det är bland annat för att vi ska kunna kontrollera tävlingslicenser. I IdrottOnline har ni kunnat välja mellan två olika versioner av synlighet. I Idrottsarenan kommer endast en av dessa att finnas. Det innebär att ni behöver kontrollera vad ni har valt och vid behov ändra. Gå till Administration. I menyn till vänster klickar ni sedan på Inställningar. För både Biljard och RF SISU väljer ni ”Läsa och ändra” och klickar därefter på Spara.

Inloggning

Inloggning till Idrottsarenan kommer precis som i IdrottOnline vara Freja+.

LOK-stödsansökan för hösten

Ansökan av LOK-stöd för höstens aktiviteter (aktiviteter genomförda 1 juli-31 december) ska vara inskickad senast den 25 februari 2027. Ansökan kommer att göras i Idrottsarenan. Information om hur ni gör det kommer. Fortsätt att löpande registrera närvaro för höstens aktiviteter i IdrottOnline. Den närvaro ni rapporterar från 1 juli och fram till övergången i IdrottOnline kommer att följa med till Idrottsarenan.

Folkbildning och Projektstöd

Folkbildningsarrangemang hanteras i IdrottOnline fram till lanseringen av Idrottsarenan. Prata med er RF SISU konsulent.

Projektstöd IF som ni kan ansöka om via RF SISU distrikten, RF och SBF söks sedan i våras i Idrottsarenan. Ekonomiska stöd är den enda modulen som hittills är lanserad i Idrottsarenan. Ni får tillgång genom att tilldela roller i IdrottOnline.

Mer information kommer

Vi uppdaterar er med mer information allteftersom RF informerar. Ni får även information via ert RF SISUs distrikts nyhetsbrev. Se till att prenumerera på det om ni inte redan gör det. Ni hittar vanligtvis möjlighet att prenumerera på förstasidan på distriktens hemsidor.

RF SISU distrikten kommer att anordna utbildningar i Idrottsarenan när denna har lanserats.

På rf.se. Länk till annan webbplats. finns mer information om Idrottsarenan Förening. Här läggs löpande information upp.