Medlemsregistret

Det är viktigt att som förening skapa en rutin och utse ansvarig/a personer för regelbunden rensning.

Checklista

• Vilka är era medlemmar? Det bör framgå av föreningens stadgar hur länge en person är medlemmar och därmed när de kan/ska rensas bort.
• När passar det föreningen att göra årets rensning? Exempel; RF läser av register 31/12 som underlag för sin statistik då bör det inte vara tomt. En god idé kan vara att ha uppdaterat registret inför årsmötet.
• Vilka uppgifter behöver föreningen om sina medlemmar och varför? Var försiktiga att ta in känsliga uppgifter. Det är viktigt att uppgiftsminimera.
• Personer med skyddade personuppgifter – ska hanteras i ett manuellt register som ni inte har digitalt. Kom ihåg att rensa även bland dessa uppgifter (samtidigt som rensning i ert vanliga medlemsregister).
• Uppdatera roller och behörigheter så att rätt personer har åtkomst. Tänk på att även ta bort på roller/behörigheter för de som inte längre har uppdrag.
• Vid behov: Ta ut medlemslistan för föregående år innan ni påbörjar rensning inför nuvarande år. Undersök med er kommun om de kräver medlemslista per år. Kommuner kan begära att kunna se medlemmar per år ett antal år tillbaka - spara i så fall en lista med endast de uppgifter som krävs och radera löpande.

Tänk på att rensa personuppgifter och roller i alla system och register som föreningen använder, t.ex. bokföringssystem, sociala medier, etc.

Läs mer om medlemshantering hos IMY Länk till annan webbplats.

Vad som gäller för medlemskap i en förening regleras i föreningens stadgar. Har en förening inte reglerat vad som gäller för medlemskap ger Riksidrottsförbundets (RF) stadgemall för idrottsföreningar vägledning. (8 kap. 6 § RF:s stadgar innehåller även vissa skydd för enskilda medlemmar som måste följas av idrottsföreningen.)

En person är medlem i en förening tills vidare. När en person har betalt medlemsavgiften är den medlem i föreningen tills:

• medlemmen själv begär utträde.
• medlemmen utesluts.
• föreningen beslutar om medlemskapets upphörande med anledning av att medlemmen inte betalat medlemsavgift under två på varandra följande år.

Det är viktigt att känna till att en förening får besluta om att medlemskapet upphör när en medlem låter bli att betala medlemsavgift. Men först måste föreningen kontrollera om man har något annat tidsintervall än de två år som rekommenderas i RF:s stadgemall. Har föreningen beslutat om ett annat tidsintervall ska detta gälla. Har föreningen inget reglerat tidsintervall kan ni utgå från skrivningen i RF:s stadgemall.

Det är viktigt att föreningar använder sig av denna möjlighet för att hålla sitt medlemsregister aktuellt. Har en medlem inte betalt medlemsavgiften under två på varandra följande år får det anses att den inte längre vill vara medlem i föreningen. Det är då inte längre rimligt att fortsätta hantera personen som medlem och behålla medlemmens personuppgifter.

När någons medlemskap upphört på grund av att den inte har betalt sin medlemsavgift ska föreningen meddela personen om att medlemskapet upphört.

Att ha ett välskött medlemsregister med ordning och reda i är en avgörande tillgång för en idrottsförening – inte bara för administrationens skull, utan också för gemenskap, trygghet, trovärdighet och verksamhetsutveckling. Några fördelar….

För att vi bryr oss, tar hand om och skyddar våra medlemmar.

Föreningen signalerar att ”vi bryr oss om din integritet”. Genom att regelbundet rensa inaktiva uppgifter, uppdatera informationen och jobba efter principen uppgiftsminimering ger föreningen ett ökat skydd och trygghet till sina medlemmar.

Ökad trygghet, säkerhet och GDPR-efterlevnad

• Genom att rensa inaktiva uppgifter och uppdatera informationen skyddar föreningen medlemmarnas personuppgifter enligt GDPR.
• Att hålla ett register uppdaterat och korrekt är en del av att följa dataskyddsförordningen liksom att uppgiftsminimera. Något som stärker föreningens trovärdighet och minskar risken för lagbrott.
• Det är inte ok att ha kvar uppgifter på personer som inte längre är medlemmar.
• I händelse av olycka eller kris är det viktigt att snabbt kunna kontakta medlemmars anhöriga och veta vilka som är närvarande.

Effektivare administration och planering

• Att medlemsregistret löpande uppdateras förenklar allt från fakturering till inbjudningar, medlemsstatistik och rapportering till förbund eller kommun och gör det lättare att planera verksamheten.
• Att jobba efter principen uppgiftsminimering förenklar också arbetet liksom GDPR-efterlevnad.

Större möjlighet till bidrag och stöd

Det är vanligt att kommuner och förbund kräver uppdaterade medlemslistor på antalet aktiva medlemmar vid bidragsansökningar. Korrekt statistik över antal medlemmar, ålder och kön ger trovärdighet och bättre chans till ekonomiskt stöd samt skapar förtroende och hållbarhet både på kort och lång sikt.

Kommunikationen blir bättre och mer träffsäker

För att kunna nå ut med viktig information om träningar, tävlingar, årsmöten, viktiga beslut, avgifter, olika evenemang och erbjudanden behöver föreningen aktuella uppgifter.

Rättvisa, demokrati och delaktighet. Medlemskap och rättigheter

Ett korrekt medlemsregister säkerställer att aktiva medlemmar får sin rösträtt, sina medlemsförmåner och kan delta i beslut som påverkar föreningen. Något som stärker föreningens legitimitet och transparens.