Årsmötes genomförande

Röstlängden är en lista över de medlemmar som har rösträtt på årsmötet. Det är vanligt att röstlängden upprättas genom att medlemmarna prickas av mot medlemsförteckningen när de kommer till mötet. De flesta föreningar brukar ha inskrivet i sina stadgar att för att få rösträtt på årsmötet ska medlemsavgiften för föregående år har varit betald senast vid verksamhetsårets slut. Styrelsen ansvarar för att ta fram underlag till röstlängden till årsmötet.

Dagordningen är det dokument som berättar om vilka punkter ni ska gå igenom på årsmötet. Den ska göras tillgänglig för medlemmarna i förväg och ska innehålla det som står i föreningens stadgar. På mötet är det möjligt att anmäla ett ämne att diskutera under dagordningens sista punkt – Övriga frågor. Det får dock inte vara ett ärende som är av väsentlig betydelse för föreningen och dess medlemmar. Sådana ärenden måste skickas in i förväg.

Det finns inget hinder mot att sittande styrelseordförande eller en annan styrelseledamot väljs till ordförande för mötet. Det kan dock vara olämpligt med tanke på den jävsituation som uppkommer bland annat vid behandling av frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. Därför väljs ofta en annan person till mötesordförande.

Mötessekreteraren ska föra protokoll över det som behandlas på mötet. Protokollet ska innehålla samtliga dagordningspunkter som finns i föreningens stadgar.

Att vara protokolljusterare innebär att du följer vad som händer på mötet, vilka beslut som fattas och så vidare. Efter mötet får du protokollet och kontrollerar då att allt är korrekt. Det är bra om den som utses till justerare gör egna minnes-anteckningar under mötet för att på bästa sätt fullgöra sin uppgift.

Rösträknarens uppgift är att hjälpa mötesordförande i samband med omröstningar.

Under den här punkten informerar styrelsen om när och hur kallelse till årsmötet skickades ut/gjordes tillgänglig för medlemmarna. Om det överensstämmer med det som finns inskrivet i stadgarna är mötet korrekt utlyst och mötet kan fatta beslut om det.

Korrekt utlyst betyder alltså att medlemmarna har fått information om årsmötet en viss tid före mötet och på ett sätt som stämmer överens med vad som står i föreningens stadgar.

Verksamhetsberättelsen är en rapport om vad föreningen har gjort det senaste verksamhetsåret.

• Vilka har suttit i styrelsen
• Hur många medlemmar har föreningen haft under året
• Vilka aktiviteter har genomförts
• Resultat på tävlingar
• Och så vidare

Resultaträkningen visar föreningens intäkter och kostnader samt årets resultat. Balansräkningen visar föreningens tillgångar och skulder samt eget kapital (positivt eller negativt) vid räkenskapsårets utgång.

Förvaltningsberättelsen är en beskrivning av föreningens ekonomi och verksamhet med ord till skillnad mot resultat- och balansräkningen som ger en beskrivning med siffror.

Under den här punkten kan medlemmarna ställa frågor till styrelsen om ekonomin.

Mötet ska ta ställning till om man fastställer resultat- och balansräkningen.

Årsmötet väljer revisorer som ska granska styrelsens arbete. Resultatet av revisorernas granskning av styrelsens förvaltning av föreningen sammanfattas i en revisionsberättelse.

Revisorerna lämnar i revisionsberättelsen ett utlåtande kring om de rekommenderar eller avråder från ansvarsfrihet för styrelsen. Mötet följer vanligtvis revisorernas förslag att bevilja eller inte bevilja ansvarsfrihet.

På årsmötet ska styrelsen presentera ett förslag på budget och en plan för verksamheten det närmaste året. Verksamhetsplanen och budgeten anger riktningen för verksamheten och ska ses som ett hjälpmedel för styrelsens arbete. Det är därför viktigt att medlemmarna under den här punkten för fram sina synpunkter på den framtida verksamheten och hur föreningens pengar ska användas.

Styrelsen kan lägga fram förslag till mötet om t ex stadgeändringar, genomförande av projekt eller större investeringar. Förslagen kan antas i sin helhet, avslås eller ändras i vissa punkter utifrån vad medlemmarna på årsmötet anser.

En motion är ett förslag till förändring inskickat av en medlem i föreningen. Sista datum för när motioner ska vara inskickade finns i stadgarna.

Till årsmötet ska styrelsen ha gjort ett skriftligt yttrande över motionen/förslaget.

Styrelsen kan rekommendera årsmötet att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad.

Att betala medlemsavgift till föreningen är oftast den enda aktiva åtgärden en medlem gör för att visa att han/hon vill vara medlem i föreningen. Medlemsavgiften är i många föreningar ganska liten men eftersom den har en viktig funktion kopplad till medlemskapet ska den beslutas om på årsmötet.

Årsmötet kan besluta om olika medlemsavgifter till olika kategorier av medlemmar. Ett familjemedlemskap innebär t ex ofta att personer i samma hushåll betalar en gemensam, ofta reducerad, medlemsavgift. Medlemsavgiften för juniorer är t ex ofta lägre än den ordinarie medlemsavgiften.

Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen.

Först berättar valberedningen om sitt arbete och presenterar sitt förslag på kandidater till de förtroendeposter som ska väljas. Valberedningen ska i sitt uppdrag hitta de mest lämpliga kandidaterna för de olika förtroendeposterna. Har valberedningen gjort ett bra arbete brukar dessa personer bli valda. Men på årsmötet får röstberättigade medlemmar föreslå andra personer än de valberedningen föreslår. Att tänka på om man vill nominera någon på plats på mötet är att den personen man nominerar måste vara tillfrågad och ha tackat ja till att bli nominerad.

Ledamöter väljs vanligtvis på två år. För att inte alla i styrelsen ska väljas samtidigt brukar man välja ledamöterna växelvis. Det vill säga att hälften av ledamöterna väljs på årsmötet.

Den som väljs till revisor behöver inte vara medlem i föreningen. Den som väljs till revisor i en förening behöver inte vara auktoriserad revisor.

Det kan i stadgarna stå att inga beslut får fattas under den här punkten. Om det inte gör det får frågor lyftas här som leder till ett beslut.

Den begränsning som finns är att ärenden som är av väsentlig betydelse för föreningen och dess medlemmar inte får tas upp här. Sådana ärenden måste skickas in i förväg.