Digitalt årsmöte

Tips när årsmötet ska genomföras digitalt:
Börja med att titta i stadgarna att ni får genomföra årsmötet digitalt. Om det i era stadgar står att det är styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet menar RF att det i detta mandat inte finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet till en annan form än ett fysiskt möte. Styrelsen har inte utan att stadgarna först ändras möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.

Om föreningen vill ändra stadgarna så att föreningen i framtiden har möjlighet att genomföra årsmötet digitalt kan punkten som heter Tidpunkt och kallelse genom beslut vid årsmöte ändras till:

"Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, ska hållas före utgången av XXX månad på tid som styrelsen bestämmer. Styrelsen beslutar om årsmötet ska hållas på en fysisk plats eller genom elektronisk uppkoppling mellan deltagarna."

• Förbered er på att mötet blir annorlunda.
• Välj vilken plattform ni ska använda, t ex Teams eller Zoom. Det finns en sammanställning på RF:s hemsida Länk till annan webbplats. eller kontakta föreningens konsulent hos distriktet Länk till annan webbplats. för att få hjälp och råd.
• Be medlemmarna att anmäla sig till mötet med en aktuell e-postadress så att ni kan skicka möteslänken dit. Var även beredda på att medlemmar inte anmäler sig i förväg och kontaktar er samma dag för att få länken till mötet.
• Förbered användandet av ett röstningsverktyg, t ex Menitmeter
• Träna i styrelsen på att genomföra ett digitalt årsmöte.
• Skicka ut tydliga anvisningar till deltagarna i god tid innan mötet om hur man ansluter till mötet, att det är viktigt att ha mikrofonen avstängd när man inte pratar, att undvika bakgrundsljud och att stänga av video om ljudet hackar eller det går trögt.
• Be alla att kolla tekniken i förväg – hjälp de som är ovana.
• Utse en person som medlemmarna kan kontakta för tekniska problem i samband med mötet.
• Utse en person som håller reda på chatt mm som stöd till mötesordförande.
• Tänk på att ta korta pauser, det är jobbigt att sitta och koncentrera sig vid en skärm en längre tid.
• Informera tydligt om hur medlemmarna ska göra om de vill begära ordet.
• Informera om hur omröstningar kommer att ske.
• Håll ett lugnt tempo. Var extra noga med att ställa kontrollfrågor om någon har något att tillägga osv.

Förslag till mötesordning
Det är viktigt att det digitala mötet genomförs på ett sätt så att alla som vill kan vara med i diskussionerna och delta i besluten. Informera deltagarna om följande och besluta därefter om mötesordningen, se förslag nedan.

För varje punkt i föredragningslistan kommer vi att gå igenom följande steg:
1. Presentation av ärende med huvudförslag
2. Frågor
3. Presentation av eventuella andra förslag
4. Debatt med talarlista
5. Sammanställning av förslag
6. Omröstning
7. Överväg att använda er av omvänd acklamation. Det innebär att istället för att alla ska sätta på sina mikrofoner och säga ja frågar mötesordförande ”är någon emot förslaget?”. Om ingen begär ordet och säger nej blir det bifall för förslaget.

Vid personval och om en sluten omröstning har begärts kan ni använda er av t ex Forms eller Mentimeter. Det går också att använda sig av SMS eller e-post till en utsedd röstmottagare. Det kräver dock att ni i röstlängden har lagt in mobilnummer/e-post för att kunna kontrollera att inkomna röster kommer från en röstberättigad medlem.

Checklista
Här finns en bra checklista Länk till annan webbplats. för er som ansvarar för årsmötet.

Det finns flera olika digitala alternativ att använda sig av för att genomföra ett digitalt årsmöte. RF och SISU har tagit fram en vägledning Länk till annan webbplats. för föreningar som vill genomföra årsmötet digitalt.
RF SISU distrikten kan hjälpa er att genomföra digitala årsmöten. Ta kontakt med distriktet Länk till annan webbplats..

Praktisk information Länk till annan webbplats. för dig som ska delta i ett digitalt årsmöte